La mise en place d’un PGI en entreprise concerne en principe tous les services et tous les acteurs de l’organisation.
Les objectifs sont principalement :
- l’homogénéisation : des procédures, des documents, des circuits d’information…
- la réduction des coûts (à plus ou moins long terme),
- la communication : il est plus facile d’échanger des informations homogènes et de réduire ou supprimer l’effet « spaghetti » lié à l’évolution désordonnée des systèmes d’information,
- la simplification voire l’élimination de certaines tâches administratives automatisables (à plus ou moins long terme).
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L’effet spaghetti : source http://www.awt.be
La mise en œuvre :
- nécessite une remise à plat des procédures et habitudes de travail,
- peut requérir plusieurs mois d’installation, paramétrage et adaptation,
- représente un investissement important (même en cas de recours à un logiciel libre et gratuit pour lequel le paramétrage sera facturé par une société de services),
- s’appuie sur une infrastructure technique lourde centrée sur un SGBDR et nécessite donc des compétences internes ou externes.